Quali spese si possono scaricare con la partita iva?
Questa è una delle domande più frequenti tra quelle che mi vengono fatte.
Per questo motivo ho deciso di rispondere pubblicamente con quest’articolo.
Si tratta senza dubbio di un argomento molto importante, ma che troppo spesso viene trascurato dai miei colleghi commercialisti.
Sono infatti in tantissimi ad aprire la partita iva senza avere una visione chiara di cosa si possa scaricare e cosa invece no.
Magari anche tu sei convinto che conoscere la deducibilità di un costo sia un’esclusiva di noi commercialisti.
Ti garantisco che questo è solo un luogo comune. I principi che determinano se un costo è deducibile o meno sono semplici.
Basta conoscerli.
Se ti interessa gestire la tua attività al meglio devi sapere se una spesa è deducibile prima di farla.
Come puoi facilmente immaginare se scopri solo alla fine (quando porti le fatture al commercialista) che la spesa che hai fatto non era scaricabile, hai commesso un grave errore.
Leggi quest’articolo fino in fondo e ti garantisco che avrai le idee molto più chiare a riguardo.
Cosa posso scaricare con la partita iva? I tre pilastri universali
Come ho già accennato i principi sono tre: i primi due sono generali e riguardano tutti i contribuenti, il terzo invece varia a seconda del tipo di attività svolta (impresa o lavoro autonomo).
1.Quali spese si possono scaricare: inerenza
Tra i tre questo è sicuramente il principio più importante, al quale devi prestare la massima attenzione:
-
Una spesa si può scaricare dalle tasse quando è stata effettuata per la tua attività con l’obiettivo di farti guadagnare.
ESEMPIO PRATICO:
Francesco è un consulente marketing che vuole aprire un canale Youtube per promuovere i suoi servizi.
A questo punto decide di acquistare la seguente attrezzatura:
- Una videocamera
- Un microfono
- Uno sfondo per creare le ambientazioni
Questi sono strumenti che servono per la sua attività e hanno lo scopo di promuovere i suoi servizi (e quindi di farlo guadagnare). Pertanto sono “inerenti” e di conseguenza deducibili dalle tasse.
Sembra facile vero?
All’apparenza si, ma questo principio nasconde un tranello.
Sono in molti infatti a sottovalutarlo pensando che se un acquisto è fatto per l’attività è sempre deducibile.
In realtà non è proprio così semplice…
- ATTENZIONE: bisogna stare molto attenti a tutti quei costi che potrebbero essere utilizzati sia per l’attività che per scopi privati, come ristoranti, viaggi e così via.
È chiaro che una cena al ristorante o un weekend a Roma possono essere fatti sia per lavoro che per piacere, ma non è sufficiente, come spesso si crede, limitarsi a “farsi fare la fattura”: bisogna anche dimostrare che la spesa non era personale.
- CONSIGLIO: se ad esempio sei andato a Roma per un corso di formazione, ti consiglio di tenere la locandina del corso e il modulo di iscrizione.
Lo so, sembra una guerra preventiva, purtroppo però in Italia siamo noi a dover dimostrare la nostra “innocenza”. Siamo infatti colpevoli fino a prova contraria.
È meglio capire il principio e organizzarsi di conseguenza, anziché provare a contrastarlo e scontrarsi con un vero e proprio muro di gomma..
2. Quali spese si possono scaricare: certezza e determinabilità
Il secondo principio stabilisce che un costo per essere considerato deducibile deve essere CERTO e DETERMINABILE.
Cosa vuol dire?
In parole povere significa che non devono esserci dubbi sull’esistenza di tale spesa (deve essere CERTA) e che l’importo deve essere quantificabile (quindi DETERMINABILE).
Supponiamo che il 1 Dicembre stipuli un contratto di noleggio per dell’attrezzatura per il tuo ufficio (fax, stampanti ecc.) con un canone fisso mensile di 300€ .
È una spesa scaricabile secondo te?
Assolutamente si!
Innanzitutto perchè avendo fatto un contratto hai dato certezza alla spesa.
Inoltre, l’importo da pagare (300 € mensili) è indicato nel contratto stesso, pertanto è determinabile.
Al contrario se una spesa non è sicura oppure l’importo non è deciso non è scaricabile.
Come vedi questo secondo principio non è difficile.
Per il terzo principio bisogna effettuare una distinzione in base al tipo di attività che si svolge, infatti cambia a seconda che si tratti di attività d’impresa o di lavoro autonomo.
Giusto per chiarire: quando parlo di attività d’impresa intendo gli artigiani e i commercianti, mentre per lavoro autonomo i liberi professionisti.
3.1 Quali spese si possono scaricare: competenza [impresa]
Se svogli un’attività d’impresa non è importante se un determinato costo sia stato pagato o meno, quello che fa la differenza è che tale costo sia correlato ai tuoi ricavi.
ESEMPIO PRATICO:
il 15 Dicembre 2023 ricevi una fattura dell’Enel di 2.000 Euro relativa ai costi per l’elettricità del tuo ufficio dei mesi di Ottobre e Novembre con scadenza di pagamento a Febbraio 2024.
Questa fattura è deducibile nel 2023 anche se verrà pagata l’anno dopo.
- ATTENZIONE, qui sono due gli aspetti che contano:
- che questa spesa si riferisce al 2023
- Che sia correlata ai tuoi ricavi (è il tuo ufficio e quindi dove svolgi l’attività, ergo da dove guadagni).
Il fatto che la fattura non sia stata pagata non incide sulla sua deducibilità.
3.2 Quali spese si possono scaricare: cassa [lavoro autonomo]
Questo principio è opposto al principio di competenza.
Per un lavoratore autonomo un costo si può scaricare solo se è stato effettivamente pagato.
Per comodità riprendiamo l’esempio di prima: il 15 Dicembre 2023 ricevi una fattura dell’Enel di 2.000 Euro relativa ai mesi di Ottobre e Novembre con addebito a Febbraio dell’anno dopo.
Questa fattura non è deducibile nel 2023, ma lo sarà nel 2024 (anno in cui verrà pagata).
Il motivo è che non è importante a quale anno si riferisce la spesa, ma quando è stata pagata (pertanto nel 2024).
Riassumendo: cosa posso scaricare con la partita iva?
In quest’articolo hai scoperto quali sono le 3 regole da seguire per capire se una spesa si può scaricare.
La loro validità è universale ad eccezione per chi ha scelto il regime forfettario. Questo regime ha infatti delle regole speciali. Se vuoi conoscerle nel dettaglio trovi spiegato tutto nella mia guida Aprire la Partita Iva in Forfettario: La Guida Definitiva.
Esistono però diverse eccezioni che variano a seconda del tipo di settore in cui si opera e in base alla forma giuridica scelta (impresa individuale o società).
La tabella per capire se un costo è deducibile
Proprio per questi motivi abbiamo deciso di aiutare ancora di più i nostri clienti a districarsi nella “giungla” delle spese scaricabili.
In che modo?
All’inizio di ogni anno realizziamo e regaliamo una tabella personalizzata (a seconda della loro professione e settore) in cui sono elencati i costi deducibili e quelli non deducibili.
Nella tabella spieghiamo anche come gestire le spese “promiscue”, utilizzate sia per l’attività che per scopi personali (telefono cellulare, automobile ecc.).
In questo modo i nostri clienti sono sempre in grado di capire se un costo è deducibile o meno.
Purtroppo, non è possibile inserire una tabella di questo tipo sul mio blog perché le casistiche sono davvero numerose e non permettono di fornire una soluzione universale con una sola tabella.
Ad ogni modo se stai cercando informazioni per aprire la Partita IVA, posso fare qualcosa ADESSO per aiutarti.
Quello che devi fare è guardare GRATIS il mio nuovo videocorso che ti spiega come evitare gli errori più comuni e pericolosi legati all’apertura della Partita IVA in Italia.
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Alla prossima!
Matteo Camurri
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